Coffre fort électronique

mars 2019 modifié dans Technique

Mon employeur a passé un partenariat avec la société PeopleDoc pour nous offrir un coffre-fort électronique. Je suis allé voir les FAQ et j'ai trouvé :
"Le service d'archivage vous permet de conserver vos documents sans limite de durée.
Pour les bulletins de paie, PeopleDoc vous garantit une conservation pendant 50 ans auprès de la filiale CDC Arkhinéo de la Caisse des Dépôts, même en cas de disparition de PeopleDoc ou de votre employeur."
J'avais déjà mis en place un archivage de mes bulletins de paie chez moi et autres documents légaux mais je suis toujours en recherche de la meilleure stratégie. Cette boite semble orientée RH donc s'occupe uniquement des bulletins de paie pour mon employeur. Est-ce que pour autant cela pourrait répondre à d'autres documents sachant qu'on peut en rajouter... cela n'a pas l'air clair et je n'aime pas multiplier les coffres.

Quel moyen avez vous trouvé de votre côté, les amis? Et comment faire pour que ça soit accessible aux proches en cas d'accident/décès.

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Réponses

  • mars 2019 modifié

    dans notre boite ils ont voulu passer à la fiche de paie dématérialisée.
    ce service était fourni par une société externe.
    notre service technique l'a passé au crible dès que les RH nous ont donné l'accès.
    (ils n'avaient pas été consulté pour la mise en place du service)
    résultat, dans la journée, le service était stoppé.
    ils avaient pu récupérer des fiches de paies de n'importe quel employé ...
    bref ... depuis 6 mois c'est en stand by et en attende de corrections par la société concernée.
    MAIS comme elle a elle même sous-traité le service ... c'est long ... :smiley:

    moi je m'en fout, je n'en veux pas.

  • Je m'étais renseigné dans le cadre de la Gestion Électronique des Documents au travail. Le meilleur c'est Digiposte je trouve, je l'utilise à titre personnel, tu peux connecter des organismes pour qu'ils déposent directement les factures ou relevés (EDF, assurance, sécu...), avec un lecteur PDF super intelligent. Par exemple quand tu es dans ton dossier avec tous tes remboursements de soins, tu as le nom du fichier pdf, et une colonne avec la somme, ça évite de les ouvrir 1 par 1 par exemple

    Tu peux mettre à dispo tes documents à un tiers, j'ai mis ma femme comme ça on a la carte vitale de l'autre c'est toujours pratique

    On a également un portail propriétaire au travail pour avoir nos bulletins de salaire, mais il ne fait que ça, et je ne pense pas qu'on ait le droit (la possibilité surtout) d'y stocker autre chose

  • mars 2019 modifié

    Sachant que mon identifiant est totalement détaché de la société qui m'a ouvert mon compte peopledoc, je considère que je peux y déposer tout ce que je veux. En me limitant à des documents administratifs quand même!
    D'ailleurs il y a des étiquettes prédéfinies (voir capture d'écran)

  • mars 2019 modifié

    @Breck c'est ce que j'ai vu chez un collègue effectivement...je peux tester en parallèle

  • Nous, on nous a ouvert un compte digiposte au travail pour les bulletins de salaire. C'est pas mal et on peut rajouter plein d'organisme comme EDF, les impôts... Le compre reste à nous même en cas de départ de la société.

  • @poipoi a dit :
    Je m'étais renseigné dans le cadre de la Gestion Électronique des Documents au travail. Le meilleur c'est Digiposte je trouve, je l'utilise à titre personnel, tu peux connecter des organismes pour qu'ils déposent directement les factures ou relevés (EDF, assurance, sécu...), avec un lecteur PDF super intelligent. Par exemple quand tu es dans ton dossier avec tous tes remboursements de soins, tu as le nom du fichier pdf, et une colonne avec la somme, ça évite de les ouvrir 1 par 1 par exemple

    Idem, j'utilise DIGIPOSTE pour stocker tous mes bulletins de paye (j'ai tout numérisé donc 10 ans), avec la dématérialisation en marche, ils vont nous pondre une loi pour dématérialiser la retraite avec l'utilisation d'un logiciel de LADRAD.

    Au boulot, on a acheté la GED de chez EFALIA, on l'a fait monter en tant que GED transverse (pour gérer différentes thématiques : finances, RH, délibérations, marches publics, ...). On ne voulait pas une GED par thématique et de plusieurs éditeurs ...
    Là on a ajouté un logiciel de LADRAD : ZeDoc, j'ai fait un script en PowerShell pour pousser les documents dans la LADRAD directement depuis le dossier du scanner.
    Ce matin, on a mit en place un "orchestrateur de flux", on a choisi la solution PASTELL de chez Libriciel (ex : Adullact) pour orchestrer les flux financiers de la plateforme CHORUS PORTAIL PRO du gouvernement ... Libriciel se connecte, il "moissonne" les factures, il dépose les factures dans un dossier SPOOL, contrôle manuel, direction la LADRAD puis ca finit dans la GED qui pousse dans le logiciel financier ...

  • J'utilisais jusque là mon Nextcloud. Mais ça demande d'être rigoureux sur la récupération.
    Résultat rien n'est à jour
    Et j'ai eu Digiposte lorsque j'ai intégré mon ESN.
    Du coup, même chose je commence à y déposer les factures et autres. Et je decharge peu à peu les papiers du NC.
    Dans le même genre il existe CozyCloud qui avec des connecteurs, permet la même chose.

  • Vous m'avez convaincu, je n'avais que dalle vu que je suis pas vraiment pressé de mourir, rien prévu ... mais je viens de créer un espace pour ma famille sur Digiposte.
    Pour ceux qui l'utilisent, la formule gratuite suffit ou vous avez une formule Premium ?

  • Je n'utiliserai pas ce genre de services, pas confiance dans ces sociétés

  • @Clem a dit :
    Vous m'avez convaincu, je n'avais que dalle vu que je suis pas vraiment pressé de mourir, rien prévu ... mais je viens de créer un espace pour ma famille sur Digiposte.
    Pour ceux qui l'utilisent, la formule gratuite suffit ou vous avez une formule Premium ?

    De ce que j'ai vu, la formule premium c'est 3€/mois. Je trouve cela plutôt bon marché.
    La version gratuite est limité à 5 comptes.
    Je me tâte à prendre un Cozy Cloud pour décharger de mon bordel de papiers sur Nextcloud.

  • @zeodrake très bon résumé de la simplification administrative et de la dématérialisation. Une poule n'y retrouverait pas ses petits.

    Mais heureusement, l'archive papier survivra à tout ça.
    Entassez les papiers, les amis, eux resteront...

  • @Breck a dit :
    Sachant que mon identifiant est totalement détaché de la société qui m'a ouvert mon compte peopledoc, je considère que je peux y déposer tout ce que je veux. En me limitant à des documents administratifs quand même!
    D'ailleurs il y a des étiquettes prédéfinies (voir capture d'écran)

    Tout pareil que le boulet.

  • @Clem a dit :
    Pour ceux qui l'utilisent, la formule gratuite suffit ou vous avez une formule Premium ?

    Oui elle suffit. La limitation de 5 organismes n'est pas bloquante, ça ne sert à rien de relier ton compte fnac à Digiposte, à part si vraiment tu achète des choses toutes les semaines ! Le plus simple c'est de commencer en gratuit, si jamais tu te sens limité tu upgrade, mais bon tu as le droit à plusieurs milliers de pdf avant de te poser la question

  • mars 2019 modifié

    Merci pour ces infos, je n'avais pas vu clairement où était la limitation compte gratuit/premium.
    Si tu ne peux stocker que 50 documents dans la version gratuite, tu atteins vite la limite ...

  • J'ai voulu commencer à démat puis j'ai abandonné, pas que ça à faire en fait. Entre ça, les musiques, les films, les photos, pfff...
    Du coup c'est toujours le bon vieux classeur et si ça brûle, ben ça brûlera.

  • D'ailleurs, question sur la démat. Pour les garanties, est-ce qu'un ticket de caisse scanné/photographier est suffisant ou il faut le ticket de caisse original ?

  • @Clem a dit :
    Merci pour ces infos, je n'avais pas vu clairement où était la limitation compte gratuit/premium.
    Si tu ne peux stocker que 50 documents dans la version gratuite, tu atteins vite la limite ...

    C'est 5 Go la limite

  • Ok. Ca va ca fait quelques documents déjà.

  • @youen a dit :
    D'ailleurs, question sur la démat. Pour les garanties, est-ce qu'un ticket de caisse scanné/photographier est suffisant ou il faut le ticket de caisse original ?

    Il y a souvent un code barre dessus aujourdhui et ils proposent l'envoi en demat

  • Mypeopledoc est proprement infâme à utiliser. Pas de selection multiple sur des critères, d'affichage paramétrable. Pas de versioning... j'en passe. Je vais continuer ma solution perso et je verrai aussi digiposte pour voir.

  • Je dois dire que digiposte est assez bluffant même si il manque la possibilité d'upload multiple sur l'appli.

    Et ça reste français en plus :D

  • @Iceman a dit :
    Je dois dire que digiposte est assez bluffant même si il manque la possibilité d'upload multiple sur l'appli.

    Et ça reste français en plus :D

    Bonjour,

    Mon employeur veut à son tour nous dématérialiser sur digiposte+
    Le service permet-il l’authentification à double facteur ?
    Merci !

    PS : sI la réponse est oui, alors pour me décider, je devrai sans doute vous demander de l’aide pour calculer la probabilité que je survive à une quelconque catastrophe emportant ma maison (sachant que j’y suis confiné H24) ET que ma caisse de retraite fasse banqueroute ET que je m’en rende compte avant d’oublier mon mot de passe causé par la maladie d’Alzheimer ou par un quelconque traumatisme en m’égarant sur certains réseaux sociaux et certaines chaînes d’information en continu.

  • J'ai abandonné Digiposte depuis leur dernière version aussi pourave qu'un worpdress gutenberg 🙄
    Mais je crois que oui

  • novembre 2020 modifié

    @poipoi a dit :
    Je m'étais renseigné dans le cadre de la Gestion Électronique des Documents au travail. Le meilleur c'est Digiposte je trouve, je l'utilise à titre personnel, tu peux connecter des organismes pour qu'ils déposent directement les factures ou relevés (EDF, assurance, sécu...), avec un lecteur PDF super intelligent. Par exemple quand tu es dans ton dossier avec tous tes remboursements de soins, tu as le nom du fichier pdf, et une colonne avec la somme, ça évite de les ouvrir 1 par 1 par exemple

    Tu peux mettre à dispo tes documents à un tiers, j'ai mis ma femme comme ça on a la carte vitale de l'autre c'est toujours pratique

    On a également un portail propriétaire au travail pour avoir nos bulletins de salaire, mais il ne fait que ça, et je ne pense pas qu'on ait le droit (la possibilité surtout) d'y stocker autre chose

    Egalement à la maison, nous sommes sur DIGIPOSTE.

    Au boulot, on étudie pour un SAE (coffre-fort électronique), ...

    Faut quand même faire la différence entre : ARCHIVAGE et COFFRE-FORT ELECTRONIQUE
    Source : https://www.novarchive.fr/faq/quelles-differences-entre-ged-sae-et-coffre-fort-electronique/

  • Et est ce que vous avez une solution pour le transfert de vos comptes numériques.
    Genre ça https://legitbee.com/
    Et qu'en pensez-vous ?

  • @Iceman a dit :
    J'ai abandonné Digiposte depuis leur dernière version aussi pourave qu'un worpdress gutenberg 🙄
    Mais je crois que oui

    Ok merci ! J’avais pas envie de scanner 400 fiches de paye de toute façon :*

  • f6kf6k
    novembre 2020 modifié

    Ici c'est nextcloud, tout en manuel comme avec le papier (réception des différentes factures des différentes entreprises/services publics et upload à la main quand je les reçois par mail ; le seul truc c'est l'électricité où il faut que j'aille les chercher moi-même chaque mois, donc je suis pas à jour). Je me souviens avoir créé un compte cozycloud, mais j'ai rechigné à l'époque à "centraliser" les différents comptes sur une seule plateforme (la banque plus que tout). Comme dit sur ce fil, pas confiance.

    Je vais regarder du côté de digiposte quand même, histoire de voir à quoi ça ressemble. Merci pour l'idée (je ne savais pas que ça existait encore, d'ailleurs comme cozycloud, j'ai jamais cru que ça tiendrai dans le temps ce truc) même si je sais que je ferais pas de centralisation de ce type.

    Je suis pas à jour sur l'électricité (puisqu'ils me forcent à aller sur leur site et n'envoie pas la facture par mail) mais je m'en fous (ça ne sert qu'à faire preuve de domicile, j'ai les factures Free pour ça qui m'ont déjà servi dans ce cas précis --- mairie et préfecture). Les documents que je n'avais qu'en papier (principalement les bulletins de notes de la fac et les bulletins de traitement, enfin de salaires, puisque contractuel) je les ai numérisée à la main. J'ai par ailleurs deux backups du dossier nextcloud (suivant la règle 3-2-1).

    À noter, je vois qu'il a été évoqué les factures FNAC, etc. Personnellement, tout ce qui vient de la grande distribution, je les traite comme les tickets papiers. Si j'ai besoin de garder pour la garantie (cas rare) ou parce que c'est à venir dans le futur (billet d'avion, visa, etc., à l'époque...), numérisation et conservation dudit ticket. Le reste, c'est dans un dossier "misc" (que j'ai failli nommer "temp" et que je peux perdre parce que je m'en fous), et les papiers à la poubelle.

    Enfin, juste une réflexion personnelle. C'est quand même dingue cette société française de tigre de papier qui fait que les administrés "prévoient" la paperasse en cas de décès. Pour avoir vu (et vécu) des décès dans d'autres pays, la paperasse du décédant, ils s'en foutent royalement (quand elle existe !) --- ils utilisent juste l'acte de décès plus une pièce d'identité montrant que vous êtes de la famille (mieux un acte de mariage), et c'est réglé.

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